Tarefas de Rotina Diárias e Mensais

ROTINAS DO GERENTE DE VENDAS

• Ligar o computador;
• Verificar o Trello da Equipe de Vendas;
• Verificar no Trello pessoal as tarefas próprias e as estratégicas;
• Avaliar as prioridades de acordo com o conteúdo do Trello, dos e-mails e eventuais problemas;
• Quando estiver em uma loja, fazer uma verificação geral da situação e da ordem do local;
• Planejar o dia de trabalho.

• Verificar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Quando estiver em uma loja sempre verificar as luzes, as janelas e portas, os alarmes, as câmeras de segurança e se não foram deixados produtos, expositores e outros itens do lado de fora antes que a loja seja fechada.

• Recolher os fechamentos das lojas;
• Organizar e encaminhar documentos para o Gerente Financeiro;
• Encaminhar e-mail com os dados dos vales para o contador com cópia para o Gerente de Logística;
• Encaminhar e-mail com os dados dos salários para o contador com cópia para o Gerente Geral.

ROTINAS DO GERENTE DE LOJA

• Chegar com antecedência para abrir a loja;
• Desligar as luzes não automáticas;
• Ligar os computadores;
• Ligar o celular e verificar se há chamadas perdidas de clientes para dar o devido retorno;
• Acessar Trello, Wunderlist, e-mails, Giox e Spark;
• Conferir o troco do Caixa do dia anterior;
• Ter uma conversa rápida com os vendedores para detectar eventuais problemas e estimulá-los para o trabalho;
• Fazer uma verificação geral da situação e da ordem da loja e uma limpeza básica: passar espanador em prateleiras e mostruários, varrer ou passar pano no chão, organizar e/ou limpar o banheiro, esvaziar lixeiras, etc.
• Fazer a conferência de uma categoria de produtos do estoque;
• Verificar se não há produtos vencidos em exposição;
• Colocar as placas de propagandas e promoções na frente da loja, se for o caso;
• Verificar se não foram dadas baixas depois do fechamento do caixa do dia anterior;
• Fazer a conferência do saldo do fundo de caixa (com a presença dos vendedores, se for o caso) e colocar o dinheiro do troco;
• Verificar as tarefas a fazer no Trello e as transferências pendentes no sistema da empresa;
• Avaliar as prioridades de acordo com o conteúdo do Trello, dos e-mails e eventuais problemas;
• Planejar o dia de trabalho.

• Fechar o caixa e gerar o relatório do PDV;
• Conferir o fechamento do caixa verificando troco e eventuais baixas dadas após o fechamento;
• Guardar o dinheiro em local seguro;
• Informar o Gerente de Vendas via e-mail quando houver mais de R$ 1.500 em repasses na loja;
• Verificar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Desligar o rádio e o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar sistemas;
• Verificar o nível das baterias do celular e das máquinas de cartão de crédito e colocá-las para carregar (se for o caso) ou desligá-las;
• Antes de fechar a loja, verificar as luzes, as janelas e portas, os alarmes, as câmeras de segurança e se não foram deixados produtos, expositores e outros itens do lado de fora.

• Fazer o fechamento mensal do caixa;
• Gerar o relatório mensal do PDV;
• Enviar via e-mail o relatório mensal do PDV, salvo em PDF, para a loja Palhoça;
• Fazer uma conferência geral no estoque;
• Verificar as faturas pendentes.

ROTINAS DOS VENDEDORES

• Chegar com antecedência para abrir a loja;
• Bater o ponto ou preencher a folha de ponto;
• Desligar as luzes não automáticas;
• Ligar os computadores;
• Ligar o celular e verificar se há chamadas perdidas de clientes para dar o devido retorno;
• Acessar Trello, Wunderlist, e-mails, Giox e Spark;
• Ajudar o gerente a fazer uma verificação geral da situação e da ordem da loja e uma limpeza básica: passar espanador nas prateleiras e mostruários, varrer o chão ou passar pano, organizar e/ou limpar o banheiro, esvaziar as lixeiras, etc.
• Conferir o troco do Caixa do dia anterior;
• Fazer a conferência de uma categoria de produtos do estoque;
• Verificar se não há produtos vencidos em exposição;
• Colocar as placas de propagandas e promoções na frente da loja, se for o caso;
• Verificar se não foram dadas baixas depois do fechamento do caixa do dia anterior;
• Fazer a conferência do saldo do fundo de caixa e colocar o dinheiro do troco;
• Verificar as tarefas a fazer no Trello e as transferências pendentes no sistema da empresa;
• Avaliar as prioridades de acordo com o conteúdo do Trello, dos e-mails e eventuais problemas;
• Planejar o dia de trabalho.

• Fechar o caixa e gerar o relatório do PDV;
• Conferir o fechamento do caixa verificando troco e eventuais baixas dadas após o fechamento;
• Guardar o dinheiro em local seguro;
• Informar o Gerente de Vendas via e-mail quando houver mais de R$ 1.500 em repasses na loja;
• Verificar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Desligar o rádio e o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar sistemas;
• Verificar o nível das baterias do celular e das máquinas de cartão de crédito e colocá-las para carregar (se for o caso) ou desligá-las;
• Bater o ponto ou preencher a folha de ponto;
• Antes de fechar a loja, verificar as luzes, as janelas e portas, os alarmes, as câmeras de segurança e se não foram deixados produtos, expositores e outros itens do lado de fora.

• Ajudar o gerente no fechamento mensal do caixa;
• Gerar o relatório mensal do PDV;
• Enviar via e-mail o relatório mensal do PDV, salvo em PDF, para a loja Palhoça;
• Fazer uma conferência geral no estoque;
• Verificar as faturas pendentes.

ROTINAS DO GERENTE DE E-COMMERCE

• Ligar os computadores;
• Ligar o celular e verificar se há chamadas perdidas de clientes para dar o devido retorno;
• Acessar Trello, Wunderlist, e-mails, Giox e Spark;
• Ter uma conversa rápida com os vendedores para detectar eventuais problemas e estimulá-los para o trabalho;
• Fazer uma verificação geral da situação do SAC, procurando eventuais sinais de problemas mais sérios para resolver;
• Verificar as tarefas a fazer no Trello;
• Avaliar as prioridades de acordo com o conteúdo do Trello, dos e-mails e eventuais problemas;
• Planejar o dia de trabalho

• Verificar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Desligar o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar sistemas

• Fechar o caixa e enviar o relatório para o Financeiro;
• Verificar no Trello as tarefas a fazer na próxima semana;
• Deixar o ambiente organizado na próxima semana.

• Fazer o fechamento mensal do caixa e enviar o relatório para o Financeiro;
• Enviar via e-mail o relatório mensal das vendas via cartão para o Financeiro;
• Verificar as faturas pendentes

ROTINAS DOS VENDEDORES E-COMMERCE

• Bater o ponto ou preencher a folha de ponto;
• Ligar os computadores;
• Acessar Trello, Wunderlist, e-mails, Giox e Spark;
• Ajudar o gerente a fazer uma verificação geral da situação do SAC, em busca de eventuais sinais de problemas mais sérios para resolver e atendimentos urgentes.
• Avaliar as prioridades de acordo com o conteúdo do Trello, dos e-mails e eventuais problemas;
• Planejar o dia de trabalho

• Verificar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Desligar o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar sistemas;
• Bater o ponto ou preencher a folha de ponto

• Ajudar o gerente no fechamento mensal do caixa;
• Verificar as faturas pendentes

ROTINAS DO GERENTE DE LOGÍSTICA

• Ligar computador;
• Verificar o Trello da Logística;
• Verificar no Trello pessoal as tarefas próprias e as estratégicas;
• Varrer a sala e organizar o ambiente de trabalho;
• Planejar o dia de trabalho;
• Criar carga “cliente retirou”;
• Imprimir pedidos da saveiro;
• Imprimir relatório de carregamento;
• Definir as prioridades da lista de tarefas;
• Checar e-mails e Trello;
• Visualizar e organizar as cargas no Giox;
• Identificar onde estão os veículos da empresa.

• Verificar se as obrigações do Supervisor de Logística foram concluídas;
• Programar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar a mesa e os papéis organizados para o dia seguinte;
• Verificar no Trello do Pátio se as tarefas foram devidamente concluídas;
• Desligar o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar sistemas;
• Imprimir pedidos das cargas do dia seguinte;
• Emitir as notas fiscais desses pedidos;
• Imprimir o roteiro de entregas;
• Conferir as cargas e fotografar as cargas para eventual conferência posterior;
• Expedir e encaminhar as cargas no Giox;
• Dar aceite em todas as transferências pendentes;
• Verificar pendências de produção das cargas futuras e encaminhar para o marceneiro;
• Verificar se ficou algum repasse ou carga para dar baixa e passar para o Financeiro;
• Verificar se o ar-condicionado e computador foram desligados;
• Acionar o alarme caso seja o último a sair;
• Verificar se algum material ficou na rua;
• Verificar se todos os portões foram trancados;
• Verificar se todas as luzes não automáticas foram apagadas.

• Fazer fechamento com a Chalé;
• Passar as horas-extras do Pátio e do pessoal de Vendas para o contador com cópia para o Gerente de Vendas;
• Verificar eventuais cartões de horas em branco;
• Finalizar e passar para o Acionista a Avaliação do Ambiente de Trabalho;
• Certificar-se de que o Supervisor de Logística fez novos cartões;
• Passar relatório de pendências de funcionários para o Financeiro e enviar para o contador.
• Fazer o levantamento dos erros dos operadores de empilhadeira e passar para o Gerente de Logística;
• Organizar os fechamentos das cargas do mês e repassar para o Gerente de Logística;
• Finalizar as cargas do dia seguinte e a carga “cliente retirou” no sistema;
• Dar aceite em todas as transferências pendentes.

ROTINAS DOS MOTORISTAS

• Ao chegar, guardar os pertences no vestiário antes de bater o ponto;
• Bater o ponto;
• Fazer uma vistoria geral no caminhão: dar uma volta em torno dele para ver se tudo está em ordem e conferir os níveis de água, óleo, combustível, verificar a parte elétrica (faróis, lanternas, setas), o nível de desgaste dos pneus e se eles estão em perfeitas condições; havendo algum problema ou anomalia, informar o Gerente de Logística;
• Verificar se a carga está arrumada da forma correta e sem risco de quedas durante o transporte, se as cintas de amarração estão devidamente apertadas e se as lonas estão sobre o caminhão;
• Verificar se os acessórios do caminhão (chave de roda, macaco, estepe, etc.) estão a bordo e em perfeitas condições de uso;
• Verificar se não há nada deixado no chão ou caído próximo ao caminhão que possa atrapalhar a saída dele ou que possa ser danificado por ele;
• Verificar se o celular está a bordo e ligá-lo;
• Verificar o roteiro de entregas;
• Verificar se todas as luzes não automáticas dos galpões foram apagadas;
• Ao sair, verificar se o portão eletrônico foi realmente fechado.

• Refazer a vistoria geral no caminhão: dar uma volta em torno dele para ver se tudo está em ordem e conferir os níveis de água, óleo, verificar a parte elétrica (faróis, lanternas, setas), o nível de desgaste dos pneus e se eles estão em perfeitas condições; havendo algum problema ou anomalia, informar o Gerente de Logística;
• Verificar o nível de combustível do caminhão e, se necessário, solicitar uma guia de reabastecimento ao Supervisor de Logística;
• Verificar o nível de bateria do celular e colocá-lo para carregar (se for o caso) ou desligá-lo;
• Guardar o caminhão na garagem (se for o caso);
• Verificar com o Supervisor de Logística se haverá carga no dia seguinte e o horário de saída;
• Verificar o itinerário do dia seguinte para estimar o tempo do percurso e a eventual necessidade de levar o almoço (marmita);
• Verificar se alguma luz não automática foi deixada acesa (luz da cozinha, banheiro, e galpões A, B, C, D e E);
• Bater o ponto;
• Se for o último a sair da empresa, sempre verificar o cadeado do portão pequeno e trancá-lo, se estiver aberto.

ROTINAS DOS AJUDANTES DE MOTORISTA

• Ao chegar, guardar os pertences no vestiário antes de bater o ponto;
• Bater o ponto;
• Ajudar o motorista a verificar se a carga está arrumada da forma correta e sem risco de quedas durante o transporte, se as cintas de amarração estão devidamente apertadas e se as lonas estão sobre o caminhão;
• Ajudar o motorista a verificar se os acessórios do caminhão (chave de roda, macaco, estepe, etc.) estão a bordo e em perfeitas condições de uso;
• Ajudar o motorista a verificar se não há nada deixado no chão ou caído próximo ao caminhão que possa atrapalhar a saída dele ou que possa ser danificado por ele;
• Verificar se o celular está a bordo e ligá-lo;
• Ajudar o motorista a verificar se todas as luzes não automáticas dos galpões foram apagadas.

• Verificar o nível de bateria do celular e colocá-lo para carregar (se for o caso) ou desligá-lo;
• Verificar com o Supervisor de Logística se haverá carga no dia seguinte e o horário de saída;
• Verificar o itinerário do dia seguinte para estimar o tempo do percurso e a eventual necessidade de levar o almoço (marmita);
• Verificar se alguma luz não automática foi deixada acesa (luz da cozinha, banheiro, e galpões A, B, C, D e E);
• Bater o ponto;
• Se for o último a sair da empresa, sempre verificar o cadeado do portão pequeno e trancá-lo, se estiver aberto.

ROTINAS DO OPERADOR DE EMPILHADEIRA E SEU AJUDANTE

• Ao chegar, guardar os pertences no vestiário antes de bater o ponto;
• Bater o ponto;
• Fazer uma vistoria geral na empilhadeira: dar uma volta em torno dela para ver se tudo está em ordem e conferir os níveis de água, óleo (incluindo se há troca de óleo próxima), combustível, verificar a parte elétrica (faróis, lanternas) e o nível de desgaste dos pneus. Havendo algum problema ou anomalia, informar o Gerente de Logística;
• Abrir o reservatório de gás da empilhadeira;
• Verificar se não há nada deixado no chão ou caído próximo à empilhadeira que possa atrapalhar a saída dela ou que possa ser danificado por ela;
• Verificar se todas as luzes não automáticas dos galpões foram apagadas;
• Verificar o Trello e definir as prioridades do dia com o Supervisor de Logística.

• Guardar caminhões e empilhadeiras na garagem (se for o caso);
• Abaixar as lanças e fechar os reservatórios de gás das empilhadeiras;
• Fechar o portão do galpão C;
• Verificar se alguma luz não automática foi deixada acesa (luz da cozinha, banheiro, e galpões A, B, C, D e E);
• Bater o ponto;
• Se for o último a sair da empresa, sempre verificar o cadeado do portão pequeno e trancá-lo, se estiver aberto.

ROTINAS DO MARCENEIRO E SEU AJUDANTE

• Ao chegar, guardar os pertences no vestiário antes de bater o ponto;
• Bater o ponto;
• Fazer uma vistoria geral nas ferramentas, nas máquinas e suas partes móveis como correias, lâminas e outras peças a fim de identificar e corrigir eventuais problemas ou anomalias e, sendo o caso, informar o Gerente de Logística;
• Ligar o disjuntor das máquinas;
• Pegar os EPIs a serem usados;
• Verificar junto ao Supervisor de Logística se há serviços para fazer para atender os pedidos para carga ou remessa;
• Verificar no Trello, com oSupervisor de Logística, as tarefas do dia e a ordem dos trabalhos de acordo com as prioridades.

• Zelar pela limpeza e organização do ambiente de trabalho;
• Fechar as janelas e desligar o rádio;
• Desligar o disjuntor das máquinas;
• Guardar as ferramentas, os EPIs e os carrinhos de madeira;
• Trancar a porta da sala de ferramentas;
• Verificar se alguma luz não automática foi deixada acesa (luz da cozinha, banheiro, e galpões A, B, C, D e E);
• Bater o ponto;
• Se for o último a sair da empresa, sempre verificar o cadeado do portão pequeno e trancá-lo, se estiver aberto.

ROTINAS DO GERENTE FINANCEIRO

• Ligar o computador;
• Verificar as tarefas a fazer do Wunderlist;
• Verificar e-mails;
• Verificar, com base nas tarefas a fazer do Wunderlist e nos e-mails recebidos, as prioridades do dia;
• Enviar o relatório das contas a pagar no dia para o Gerente Geral;
• Uma vez recebida a programação de pagamentos feita pelo Gerente Geral, efetuar os pagamentos do dia e salvar os comprovantes;
• Fazer lançamento na DRE dos repasses de lojas.

• Verificar no Wunderlist as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Desligar o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar e/ou colocar o celular para carregar;
• Desligar sistemas.

• Fazer o fechamento da DRE (confirmar valores em dinheiro e cartão de crédito; confirmar pagamento de fornecedores; confirmar os valores recebidos das lojas e confrontá-los com os dados registrados no sistema da empresa; checar todas as despesas pagas pela empresa e verificar se todas estão devidamente justificadas com suas notas ou recibos).
• Enviar de extratos das contas da empresa, extratos de operadoras de cartão de crédito e notas fiscais para o contador;
• Fazer o fechamento dos valores recebidos via cartões de crédito em todas as lojas;
• Converter os extratos dos bancos para o formato Excel para conferência e controle;
• Fazer o fechamento do SIMPLES (coletar no sistema todos os valores de notas fiscais emitidas e de ECFs, inserir esses dados em uma planilha de controle e enviá-los para o contador).

ROTINAS DO GERENTE DE TECNOLOGIA

• Ligar o computador;
• Abrir Trello, helpdesk, e-mails, o Zoho Social e o app de comentários do Facebook;
• Verificar no Trello as tarefas próprias e as estratégicas;
• Avaliar as prioridades de acordo com o conteúdo do Trello, dos e-mails e eventuais problemas como alguma mensagem de cliente irritado no Facebook;
• Verificar as atualizações pendentes no servidor dedicado da empresa e no site;
• Pelo menos uma vez por semana, colocar as verificações de segurança para rodar no servidor e verificar os logs no final de cada uma delas;
• Se preciso, varrer a sala e organizar o ambiente de trabalho;
• Planejar o dia de trabalho.

• Verificar no Trello as tarefas a fazer para o dia seguinte;
• Deixar o ambiente organizado para o dia seguinte;
• Desligar o ar-condicionado quando for o caso;
• Desligar sistemas.

• Fazer o fechamento do caixa do e-commerce;
• Verificar o aproveitamento do orçamento mensal do Adwords e enviar para o Fillipe;
• No primeiro dia do mês, fazer a leitura dos medidores de consumo de eletricidade;
• No começo do mês, pegar o valor do Kwh quando sair a conta de luz e atualizar a planilha de consumo de energia;
• No começo do mês, preparar o relatório de pós-vendas.